オススメのスケジュール管理方法は？　〜抜け漏れを防ぐ実践的な管理方法〜

最近打ち合わせや作業、同時進行している案件が多すぎて、スケジュールがパンパンの状態になっています。そんな中で「よく抜け漏れがないね。どうやって管理してるの？」と聞かれることがあったので、自分のスケジュール管理方法を振り返ってみました。

今回は実際に使っている具体的な管理方法と、その工夫についてご紹介します。

私のスケジュール管理：Googleカレンダーを軸にした方法

なぜGoogleカレンダーなのか

スケジュール管理の方法は人それぞれで、紙ベース、メモベース、アプリベースといろいろあると思います。私の場合はGoogleカレンダーを使っています。

その理由は

• 使い勝手が良い
• スマホでも入力できる
• 社内での共有がやりやすい

社内での共有方法

うちの会社では、自分のカレンダーと社内メンバーそれぞれのカレンダーが存在していて、各自が入力すると一つのカレンダー上に色分けされて全員の予定が表示される仕組みになっています。

作業系のタスクは入れていませんが、納期や「この日までにこれをしないといけない」というカレンダーベースで管理した方が良いものについては、専用のカレンダーを作ってお互いが見られるようにしています。

確定していない日程を入れる方法

予定が入りそうだけどまだ確定していない場合、例えば打ち合わせの候補日を上げていて返事待ちの状態の時には、「（待ち）どこどこの案件 何時〜何時」という風に、頭に（待ち）というステータスをつけて管理しています。

これを入れておくだけでダブルブッキングを防ぐことができます。

ただし、候補日程を2個も3個も上げている場合は、カレンダーに全部入れるのが面倒なので、別の共有ノートに複数の候補日程を出している最中だということが分かるようにしています。

これで、単発の予定はカレンダーベース、複数の候補日程はノートベースで確認ができます。もちろんノートベースの方を見落としてしまわないよう、お互いが注意して入れる必要はあります。

また、相手には伝えていないけれど、この日時というのが決まっている場合には（候補）と入れるようにして違いが分かるようにもしています。これはあまり使いませんが、相手に連絡できない状況の時には入れておくこともあります。

カレンダーに入れるものの基準

私の場合、カレンダーには以下のようなものだけを入れています。

• 人と会う約束
• 電話をする時間の約束
• 絶対にこの日までにしないといけない納期
• 期限が決まっている重要なタスク
• 仕事中に病院に行くなどがある場合も

作業計画自体はカレンダーには入れていません。この絞り込みによって基本的に予定が抜けることはなく、今のところ便利に使えています。

スケジュール管理に正解はない

人によって目的が違う

長年スケジュールについても試行錯誤してきました。手帳など紙ベースで管理していたこともあります。色々試した結果、今の私にはGoogle カレンダーが一番という結論になりました。これは現段階ですので今後もどうなっていくか分かりません。

他にも紙のスケジュール帳で管理している人もいます。その人は共有目的というよりも、自分の行動記録として打ち合わせや作業内容を入れたり、日記的な役割として使っているでしょう。

自分が使いやすいカレンダーアプリを使っている人もいます。PCで使うことはないのでスマホ用のみで利用している人も多いでしょう。

このようにカレンダーを使う目的が違うため、どの方法がベストとは言い切れないんですよね。それぞれの役職や役割によっても最適な方法は変わってきます。

自分に合った方法を選ぶポイント

スケジュール管理を選ぶ際には、以下の点を考えると良いでしょう。

• 自分の現在の状況
• 時代の状況（利用できるツール）
• 周りとの連携が必要かどうか

できればパソコンとスマホの両方で確認できる状態の方が便利です。入力やパッと見たい時にはスマホ、しっかり計画全体を見渡したい時にはパソコンといったように使い分けるのがおすすめです。

Googleカレンダーに戻した理由

サービス終了のリスク

以前はGoogleカレンダーとは違うカレンダーアプリを使っていました。しかし、そのアプリがサービスを終了することになって、結局長く使われるであろう、なくならないであろうGoogleカレンダーに戻したんです。

当初はGoogleカレンダーに足りない機能があったのでその機能があった別のアプリを使っていたのですが、今ではGoogle カレンダーが進化してくれていて、不便なことはほぼなくなりました。

繰り返し予定の便利さ

他にも便利な点として、繰り返し予定の自動設定があります。

• 毎月頭にやること
• 2週間に1回やらないといけないこと
• 半年に1回請求書を出すこと
• 月末にやること

こういったリズムはあるけども少しイレギュラーだったり、遠い日程になってしまうような予定も、パターンで自動的に入れてくれるので本当に便利です。

まとめ：自分に合った管理方法で豊かな時間を

スケジュール管理の方法に絶対的な正解はありません。大切なのは、自分の仕事のスタイルや周りとの連携方法に合わせて、抜け漏れなく管理できる仕組みを作ることです。

私の場合はGoogleカレンダーを軸に、共有ノートを組み合わせた方法がうまく機能していますが、皆さんの状況によっては紙のスケジュール帳や他のアプリの方が合っているかもしれません。

スケジュール管理がうまくいくと、予定の抜け漏れによる不安やトラブルが減り、本来やるべきことに集中できる時間が増えます。自分に合った方法を見つけて、もっと豊かな時間を手に入れていきましょう(^^)