体感で5倍ぐらいの速度で仕事している私のタスク管理術
この数ヶ月、ありがたいことに仕事の相談がたくさんあり、今までは捌ききれないほどの量と複雑さになっていました。今までなら断るほどの状況です。
でも、なんとか各案件を遅らせずに進めることができています。「なぜ以前よりスムーズに進められているんだろう？」と振り返ってみると、いくつかの工夫が効いていることに気づきました。
今回は、体感で5倍速（実際は3倍くらいかもしれませんが）で仕事を進められるようになったタスク管理術をご紹介します。
タスク管理の基本的な流れ
打ち合わせ中にタスクを作る
まず、お客さんとの打ち合わせの中でタスクを作ります。これは以前からやっていたことですが、打ち合わせ中に「これはやらないといけないな」と思ったことをその場でメモしていきます。
打ち合わせ後にサッと整理する
打ち合わせが終わったら、できるだけ早くタスクの整理をサッと行います。ここが以前と大きく変わった点です。
「後でまとめてやろう」と思っていると、どんどん記憶が薄れていきます。時間が経てば経つほど「あれ、どういう意図だったっけ？」となってしまうので、覚えているうちにタスクリストを作ることが本当に大事です。
「料理方式」のタスク処理
すぐ手をつける、でも完成させない
作業が大変なタスク、つまり内容を忘れやすそうなタスクは、すぐに手をつけるようにしています。ただし、重い内容の場合は下準備の段階で留めておきます。なぜなら、他に優先すべき仕事があるからです。
料理のように「下ごしらえ」をする
このコツは、料理のようなイメージです。
料理をする時って、いきなり調理を始めるのではなく
- 食材の買い出しをする
- 野菜を洗う、切る
- 調味料を準備する
という下処理をしますよね。
仕事も同じで、作業自体をやりやすく準備しておくことが重要なんです。
具体的には
- 必要な資料を集めておく
- 参考になりそうな過去の事例を探しておく
- フォーマットやテンプレートを用意しておく
- 大まかな構成や流れを考えておく
こうした「下ごしらえ」を早めにやっておくと、実際に作業する時間が取れた時に、スムーズに進められるようになります。
なぜこの方法が効果的なのか
記憶の鮮度を保つ
打ち合わせ直後が一番記憶が鮮明です。「お客様がどんな表情で言っていたか」「どんな背景があるのか」といった細かいニュアンスまで覚えているうちに、タスクや下準備をしておくことで、後から作業する時の質が全然違ってきます。
着手のハードルを下げる
下準備ができていると、「さあ、やるぞ」という時のハードルがぐっと下がります。ゼロから始めるのと、すでに材料が揃っている状態から始めるのでは、精神的な負担が全く違うんですよね。
優先順位をつけやすくなる
すべてのタスクの「下ごしらえ」ができていると、今どのタスクが急いでいて、どれが少し待てるのかという優先順位が見えやすくなります。
実際の効果：難しく多い仕事量をこなせるように
体感5倍、実際は3倍くらい
「体感で5倍速」とは言っていますが、実際は3倍くらいかもしれません。でも、以前よりも確実に難しく、そして多い仕事量をこなせるようになったのは事実です。
以前だったら「これは無理」と断っていたか、納期を大幅に遅らせていたような案件も、今ではスムーズに対応できています。
余裕が生まれる
何より大きいのは、心の余裕が生まれたことです。「あのタスク、どうだったっけ？」「何から手をつければいいんだっけ？」という不安が減って、目の前の仕事に集中できるようになりました。
明日から始められる実践ポイント
このタスク管理術は、特別なツールも必要なく、今日からでも始められます。
- 打ち合わせ中：気づいたタスクをその場でメモ
- 打ち合わせ直後：5-10分でタスクを整理
- その日のうち：記憶が新鮮なうちに下準備だけでもやっておく
- 実際の作業時：準備ができているので素早く着手
まとめ：小さな準備が生む大きな違い
タスク管理というと、複雑なツールや厳密なルールが必要だと思われがちですが、実は「記憶が新鮮なうちに動く」「料理のように下ごしらえをする」という、とてもシンプルな工夫で劇的に改善できます。
この2ヶ月で実感したのは、仕事の速度が上がるということは、単に作業が速くなるだけでなく、心の余裕が生まれて、より質の高い仕事ができるようになるということです。
明日の打ち合わせから、終わった後の5分間だけでも意識してタスク整理をしてみてください。この小さな習慣が、もっと豊かな時間を生み出してくれるはずです。
シリーズを続けて読む
