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使って感じたビジネスチャットのメリット

Blog2019-03-19

ビジネスチャットとは、電話やメールでは難しいリアルタイムでのコミュニケーションや業務やプロジェクト単位でのグループ設置が出来たり、仕事におけるコミュニケーションを円滑にするためのツールです。
社内で関与しているプロジェクトが多い人、職種が異なる業務を兼任している人、普段から仕事を推進する上で共有すべき内容・連絡すべき人を多く抱えている人、メールや電話での連絡手段ではもはや限界を感じている人、社内間のコミュニケーションに時間がかかっていると感じている人などなどコミュニケーションそのものに課題をお持ちの人は導入を検討して損はないツールだと、実際に使ってそう感じています。

ビジネスチャットのメリット１：電話よりメールよりコミュニケーションが心地良い

電話は先方が電話に出られない状況であればそもそもコミュニケーションが成立しません。メールはチャットのようなスピーディなやり取りが出来ないため、遅滞しがちです。
チャットツールは、電話をかけて他人の時間に割って入るバツの悪さもなければ、メールのように返信を待ち続けることもなく、スピーディに、関係メンバー全員に、要件に絞ったコミュニケーションをする事ができます。また、電話では近況や要件以外の話でつい盛り上がって長電話してしまったりメールでは定型文を繰り返したり、長文になりがちが故に体裁を整えたる事で必要以上の時間がかかった事もあると思いますが、そのような時間も減った気がします。

ビジネスチャットのメリット２：あれなんだったっけ？が起きても大丈夫

多くの業務やプロジェクトに関与しているとコミュニケーションは膨大になりがちだし、なにより入り乱れます。もちろんその時は覚えているのだけど、２～３日経つと記憶が薄れていき、時には「あれなんだったっけ？」という事も。そんな時、電話で話した内容は雑なメモから、メールであれば膨大なメールから関連するメールから、記憶をじっくりと辿っていく必要があります。ビジネスチャットツールなら、その業務やプロジェクト単位でグループを作る事が出来ます。結果として、そのグループ単位でコミュニケーションの履歴がまとめられるため、そのグループにアクセスするだけですぐにその業務に取り掛かれます。記憶力の限界にチャレンジする日々から解放され、今手を動かしている業務に集中出来るのは結果的に仕事の効率も上がりました。

ビジネスチャットのメリット３：伝えたいことが伝わりやすい

電話だと話すべき内容が頭の中でまとまっていない事に気づかないまま電話してうまく話せなかったり、メールだとビジネスチャットよりも言葉遣いや読みやすさを踏まえなければならず筆が重たくなったりします。ビジネスチャットは要件だけに絞ってまとめた事をスッと関係メンバー全員に共有する事が出来ます。要件だけ、なので受け取り側にも伝わっている気がします。実際にメールよりもレスポンスが良いと思います。

コミュニケーションが円滑になる以外のビジネスチャットのメリットもある

ここまで読んでいただいて「個人のLINEやfaebookでのグループチャットと何が違うの？」と思う方もいるかもしれませんが、

・従業員のプライベートアカウントIDをビジネスで使う事自体がなくなり、仕事とプライベートのコミュニケーションの境を分けて上げられる
・ユーザーの追加や削除などユーザー管理が容易になる
・社外ユーザー、利用端末などの制限が可能で情報管理がしやすくなる

などコミュニケーションがより円滑になる以外の部分でも導入のメリットも大きいです。

ビジネスチャットアプリ、結局どれが良いのか。

数多くのビジネスチャットアプリが世に出ていますが、利用者の多さ、親しみやすさの観点から３つほどご紹介します。まずはこの３つから検討してみて良いのではないでしょうか。利用料金も安く、活用すればするほど費用対効果は大きいと感じます。もしまだビジネスチャットアプリを導入していないなら、導入を検討してみてください。

私達ももっと活用していきたいと思っています！